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Lightspeed Systems Applicant and Employee Privacy Policy
Esta Política de privacidad de solicitantes y empleados (“Política”) describe cómo Lightspeed Systems (“Velocidad de la luz,” “Compañía,” “nosotros,” “a nosotros,” “nuestro”) recopila, utiliza y divulga información personal según lo definido en la ley aplicable de y sobre (1) los solicitantes de empleo y (2) nuestros empleados y contratistas (y sus beneficiarios y contactos de emergencia) en el contexto de nuestra relación de contratación y trabajo con las personas pertinentes. Podemos actualizar esta Política en cualquier momento. También podemos proporcionarle avisos de privacidad adicionales con respecto a nuestra recopilación, uso o divulgación de información. Si usted es residente del Reino Unido o del Espacio Económico Europeo, consulte también el aviso adicional que se encuentra al final de esta Política (el “Aviso UE/Reino Unido”).
Esta Política no forma parte de ningún contrato de empleo ni de ningún contrato de prestación de servicios. Si nos proporciona servicios a través de otra empresa o en relación con ella, no seremos responsables de las prácticas de privacidad de esa empresa.
Esta Política no se aplica a nuestro manejo de los datos recopilados sobre usted en su rol como usuario de nuestros servicios de cara al consumidor. Cuando interactúa con nosotros en ese rol, Política de privacidad de Lightspeed se aplica.
1. Tipos de información personal que manejamos y cómo la utilizamos
Recopilamos, almacenamos y utilizamos distintos tipos de información personal a través del proceso de solicitud y contratación o durante el contrato o empleo correspondiente con nosotros. Recopilamos dicha información directamente de usted o (cuando corresponda) de otra persona o entidad, como una agencia o consultoría de empleo, un proveedor de verificación de antecedentes u otras fuentes de referencia.
A. Solicitantes
Información que nosotros recolectar. El tipo de información que recopilamos sobre usted puede incluir:
- Datos de identificación y contacto como nombre completo, dirección física, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
- Información profesional o relacionada con el empleo, incluyendo:
- Información de reclutamiento, empleo o contratación, como formularios de solicitud e información incluida en un currículum, carta de presentación o proporcionada de otro modo a través de cualquier proceso de solicitud o contratación.
- Información profesional, como títulos de trabajo, historial laboral, fechas y lugares de trabajo, información sobre habilidades, calificaciones, experiencia, publicaciones, conferencias y preferencias, y membresías profesionales.
- Información educativa como instituciones a las que asistió, títulos, certificaciones, cursos de capacitación, publicaciones e información de transcripciones.
- Información de evaluación, como el desempeño en evaluaciones cognitivas y de personalidad del solicitante.
- Información de audio o visual, como imágenes de CCTV y otra información relacionada con la seguridad de nuestras instalaciones; y fotografías enviadas.
- Otra información que usted elija voluntariamente compartir con nosotros en relación con su solicitud.
Cómo utilizamos esta información personal. Recopilamos, utilizamos, compartimos y almacenamos información personal de los solicitantes de empleo para nuestros fines comerciales y operativos y los de nuestros proveedores de servicios en nuestro proceso de reclutamiento y contratación, como: procesar su solicitud; evaluar sus habilidades, calificaciones e intereses; hacer un seguimiento de su solicitud a lo largo del proceso de reclutamiento; contactar referencias; realizar verificaciones de antecedentes que usted autorice; evaluarlo para oportunidades laborales actuales y futuras, incluida la coincidencia de sus habilidades e intereses con los requisitos laborales aplicables; comunicarnos con usted durante todo el proceso de contratación; tomar decisiones de contratación; y cumplir con sus solicitudes. También utilizaremos la información de los solicitantes de empleo para fines de análisis interno para comprender a los solicitantes que se postulan y para mejorar nuestro proceso de reclutamiento, incluida la mejora de nuestros esfuerzos de diversidad e inclusión. Es posible que en ocasiones necesitemos utilizar la información de los solicitantes para fines legales, como en relación con cualquier impugnación que se haga a nuestras decisiones de contratación.
B. Empleados y contratistas
Información que recopilamos. El tipo de información que tenemos sobre usted (y potencialmente sobre sus beneficiarios y contactos de emergencia) depende de su función con nosotros y puede incluir, cuando corresponda:
- Información de identificación y contacto e identificadores relacionados, como nombre completo, fecha y lugar de nacimiento, ciudadanía y residencia permanente, direcciones residenciales y comerciales, números de teléfono, direcciones de correo electrónico y dicha información sobre sus beneficiarios o contactos de emergencia.
- Información profesional o relacionada con el empleo, incluyendo:
- Información de reclutamiento, empleo o contratación, como formularios de solicitud e información incluida en un currículum, carta de presentación, referencias o proporcionada de otro modo a través de cualquier proceso de solicitud o contratación; y copias de documentos de identificación, como licencias de conducir, pasaportes, visas y otros documentos emitidos por el gobierno; y resultados de verificación de antecedentes y referencias.
- Información sobre la carrera como títulos de trabajo; historial laboral; fechas y lugares de trabajo; contratos de empleo, servicio o compromiso; información de evaluación y desempeño; información sobre habilidades, calificaciones, experiencia, charlas y preferencias (por ejemplo, movilidad); registros de ausencias y licencias; membresías profesionales; información disciplinaria y de quejas; e información de despido.
- Información financiera como salario, nómina, pensión o información de contribuciones a la jubilación; e información de cuenta bancaria e impuestos.
- Información sobre viajes y gastos de negocios, como información de itinerarios de viaje, gastos corporativos y uso de tarjetas de crédito de la empresa.
- Información educativa como instituciones a las que asistió, títulos, certificaciones, cursos de capacitación, publicaciones e información de transcripciones.
- Internet, red electrónica y actividad del dispositivo, e información del dispositivo e identificadores relacionados, como información sobre su uso de la red, la información y los sistemas de comunicación de la Compañía, incluidos identificadores de usuario, contraseñas, direcciones IP, identificadores de dispositivo, registros web y registros de auditoría de acceso al sistema.
- Información de geolocalización para la recuperación del dispositivo si utiliza un dispositivo proporcionado por la Empresa y cuando manipula propiedad de la Empresa.
- Información de audio o visual, como imágenes de CCTV, así como otra información relacionada con la seguridad de nuestras instalaciones; reuniones o presentaciones grabadas en las que usted participe; grabaciones de llamadas del sistema de la Compañía; fotografías enviadas y fotografías tomadas en funciones de la Compañía.
- Información de clasificación potencialmente protegida, como raza, sexo/género, identidad/expresión de género, orientación sexual, estado civil, servicio militar, nacionalidad, etnia, solicitud de licencia por cuidado familiar, opiniones políticas, antecedentes penales y otra información para ayudarnos a monitorear el cumplimiento de la legislación de igualdad de oportunidades.
- Información de salud sobre usted y, si corresponde, sus beneficiarios, como condiciones médicas y otra información proporcionada en formularios de declaración de salud, estado de discapacidad, incidentes o accidentes de salud y seguridad, registros de enfermedad y problemas de salud que requieran adaptaciones a su entorno de trabajo o prácticas laborales.
Cómo utilizamos esta información personal. Recopilamos, utilizamos, compartimos y almacenamos información personal para los fines comerciales de la Compañía y de nuestros proveedores de servicios, que incluyen, cuando corresponda:
- Gestión y administración de RR.HH., incluyendo formación, compensación y beneficios, facturas, licencias, programación, desarrollo profesional, evaluaciones de desempeño y reconocimiento, investigación y resolución de consultas y quejas, provisión de referencias, planificación de la sucesión, cambios organizacionales, prevención e investigación de fraudes, preparación de análisis e informes, y comunicación con nuestra fuerza laboral sobre actualizaciones o información relevante sobre beneficios, ventajas y descuentos, y cambios en los productos y servicios de la Compañía.
- Realización de operaciones comerciales, incluyendo el suministro y monitoreo de sistemas de TI para cualquier propósito legal, mantenimiento de cuentas y directorios internos, gestión de crisis, protección de la salud y seguridad ocupacional, participación en actividades de diligencia debida relacionadas con el negocio, planificación de la sucesión empresarial y realización de análisis y auditorías internas.
- Reclutamiento, incluyendo entrevistas, selección y contratación de nuevo personal.
- Operaciones de seguridad, incluyendo la detección de incidentes de seguridad, la depuración y reparación de errores, la prevención del acceso no autorizado a nuestros sistemas informáticos y de comunicaciones electrónicas y vehículos, la prevención de la distribución de software malicioso y el monitoreo y control del acceso a las instalaciones y ubicaciones de la empresa (incluso mediante el uso de CCTV).
- Salvaguardar Lightspeed y el servicio, incluida la protección de la empresa, nuestra fuerza laboral, usuarios, socios y otros.
- Cumplimiento legal, como cumplir con obligaciones antisoborno, tributarias, de seguridad social y de inmigración, y responder y cooperar con solicitudes e investigaciones legales o reglamentarias.
- A petición suya, con el fin de atender sus solicitudes.
2. Con quién compartimos información personal
Revelaremos información personal de solicitantes de empleo, empleados y contratistas a los siguientes tipos de entidades o en las siguientes circunstancias (cuando corresponda):
- Internamente: a personas dentro de la Compañía y sus afiliadas para llevar a cabo los fines descritos en esta Política, incluyendo a recursos humanos y personal involucrado en el proceso de reclutamiento y contratación, y (si es contratado) su gerente, así como personal dentro de la Compañía, como nómina, TI, legal y finanzas.
- Proveedores de servicios: proveedores de servicios tecnológicos, proveedores de gestión de viajes, proveedores de recursos humanos, transportistas de planes de beneficios grupales, empresas de verificación de antecedentes y agencias de empleo o reclutadores, cuando corresponda, así como proveedores de servicios como proveedores de compensaciones y beneficios, asesores fiscales y otros asesores profesionales, proveedores de servicios tecnológicos, emisores de tarjetas corporativas, proveedores de gestión de viajes, proveedores de viajes, proveedores de recursos humanos, transportistas de planes de beneficios grupales, empresas de verificación de antecedentes y empresas de empleo (en relación con contratistas o trabajadores de agencias).
- Para operaciones comerciales: para proporcionar a otra entidad (como una contraparte comercial o cliente potencial o existente) un medio para comunicarse con usted en el curso normal del negocio, por ejemplo, proporcionándole sus datos de contacto, como su número de teléfono y dirección de correo electrónico.
- Asesoramiento legal y cumplimiento: para buscar asesoramiento legal de nuestros abogados externos, o cuando así lo requiera la ley, regulación u orden judicial o en respuesta a una solicitud de asistencia de la policía u otra agencia de aplicación de la ley, incluso para cumplir con los requisitos de seguridad nacional.
- Fines de transacción comercial: en relación con la venta, compra o fusión de una empresa.
- A petición suya: para poder satisfacer sus solicitudes.
3. Cómo comunicarse con nosotros acerca de esta política
Si tiene preguntas sobre esta Política, envíe un correo electrónico al Departamento de Privacidad a [email protected]
4. Aviso adicional para residentes del Reino Unido y del Espacio Económico Europeo
Este Aviso UE/Reino Unido para residentes del Reino Unido y del Espacio Económico Europeo se proporciona para satisfacer ciertas obligaciones que Lightspeed tiene según el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (Reglamento (UE) 2016/679) (el “RGPD”) y la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018 (enmendada periódicamente) y cualquier transposición relevante de, o sucesora o reemplazo de, dicha regulación (en conjunto, la “Legislación de Protección de Datos”).
Según la legislación aplicable, Lightspeed se considera el “controlador de datos” de la información personal que manejamos en virtud de esta Política. En otras palabras, somos responsables de decidir cómo recopilar, usar y divulgar esta información, de conformidad con la legislación aplicable. Nuestra información de contacto aparece en esta Política.
Bases legales
La legislación de protección de datos puede exigirnos que le expliquemos las bases legales para la recopilación, el procesamiento y el uso de su información personal. Nuestras bases legales incluyen:
- para tomar medidas a su solicitud antes de celebrar un contrato de trabajo u otro contrato con usted o de ejecutar un contrato de trabajo (por ejemplo, para administrar la nómina y los beneficios);
- nuestros intereses legítimos (por ejemplo, gestión de recursos humanos; en la gestión de nuestras operaciones comerciales y recursos de tecnología de la información, como la gestión de directorios internos y la mejora de la ciberseguridad; en la protección de Lightspeed, sus empleados, clientes y otros; resolución de disputas; seguridad física, informática y de red; seguridad en el lugar de trabajo; y en la gestión de la relación laboral con usted, como evaluaciones de desempeño, capacitación y promociones; investigaciones internas);
- abordar y cumplir con los requisitos y obligaciones legales (en particular en el área del derecho laboral y del empleo, derecho de seguridad social y protección social, derecho de protección de datos, derecho fiscal y leyes de cumplimiento corporativo);
- la protección de sus intereses vitales o de otra persona (por ejemplo, en una situación médica de emergencia);
- su consentimiento (consentimiento explícito cuando sea necesario), de conformidad con la legislación local sobre protección de datos.
Cuando la recopilación de información personal es necesaria para cumplir con obligaciones legales o contractuales, o para gestionar la relación laboral, la provisión de información personal generalmente es obligatoria. En todos los demás casos, la provisión de la información personal solicitada es opcional; sin embargo, no proporcionar la información puede resultar en su incapacidad para participar plenamente en la actividad o beneficio para el cual se solicita la información personal, como un programa de beneficios opcional. Si tiene alguna pregunta sobre si la provisión de información personal es obligatoria y las consecuencias de retener dichos datos, comuníquese con nosotros utilizando la información de contacto que se incluye en esta Política.
La información personal que recopilamos y procesamos también puede contener datos confidenciales relacionados con su raza u origen étnico, salud o condición física o mental, afiliación sindical, comisión o presunta comisión de delitos penales y cualquier acción legal relacionada. Por ejemplo, Lightspeed puede procesar información de salud de acuerdo con las leyes aplicables, como información sobre discapacidades para fines de adaptaciones en el lugar de trabajo y para el propósito de organizar los beneficios médicos de los empleados. Solo recopilamos y procesamos datos confidenciales cuando y en la medida en que lo permita la legislación de protección de datos aplicable.
Transferencia de información personal
Su información personal puede ser transferida a países que pueden no tener leyes de protección de datos iguales o equivalentes a las de la Unión Europea. Cuando es necesario, realizamos dichas transferencias de conformidad con la legislación de protección de datos, por ejemplo mediante el uso de cláusulas contractuales modelo (publicadas por la Comisión Europea).
Retención de información personal
Podemos conservar la información personal durante el tiempo que sea necesario para los fines descritos anteriormente, a menos que la ley aplicable exija o permita un período de retención más prolongado. Para brindar seguridad y continuidad comercial a las actividades descritas en este aviso, podemos realizar copias de seguridad de ciertos datos, que podemos conservar durante más tiempo que los datos originales.
Seguridad de la información personal
Tomamos medidas de seguridad técnicas, administrativas, físicas y de procedimiento para reducir el riesgo de que la información personal en nuestro poder y control sufra destrucción, pérdida, alteración o divulgación o acceso no autorizados de forma accidental o ilegal. Visite nuestra Página de confianza para obtener información más detallada sobre nuestras prácticas de privacidad y seguridad de datos.
Derechos y opciones
Cuando se aplica la Legislación de Protección de Datos, usted tiene ciertos derechos legales para solicitar acceso, rectificación o eliminación de la información personal que tenemos sobre usted.
En algunos casos, tiene derecho a recibir, en formato portátil, una copia de la información personal que nos ha proporcionado o a solicitar que la transmitamos a un tercero. También puede oponerse a que procesemos su información personal o solicitar ciertas restricciones en el procesamiento. Puede retirar cualquier consentimiento que haya proporcionado para el procesamiento de la información personal (lo que no afectará la legalidad de ningún procesamiento que haya ocurrido antes de que la solicitud entre en vigor). Todos estos derechos pueden ejercerse poniéndose en contacto con la entidad correspondiente que se indica a continuación o poniéndose en contacto con Lightspeed como se describe anteriormente, quien gestionará o enviará la solicitud según corresponda. Estos derechos están sujetos a excepciones y limitaciones legales, que debemos tener en cuenta al abordar la solicitud.
Si tiene alguna pregunta, inquietud o queja relacionada con nuestro manejo de la información personal, comuníquese con nosotros como se describe en esta Política. También puede comunicarse con la autoridad gubernamental pertinente (por ejemplo, la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido para las personas del Reino Unido) con una queja relacionada con nuestro manejo de su información personal. Sin embargo, lo invitamos a que nos dé la oportunidad de resolver la situación directamente. Su privacidad es importante para nosotros y haremos todo lo posible para abordar sus inquietudes.
Contactando con Lightspeed
Para ejercer sus derechos en este Aviso de la UE/Reino Unido o bajo la Legislación de Protección de Datos (incluso para solicitar más información sobre los mecanismos que hemos implementado en relación con las transferencias de información personal fuera de la UE), para notificarnos sus preferencias, contáctenos de la siguiente manera:
Responsable de protección de datos: John Genter
Departamento de privacidad de Lightspeed Systems
12013 Calle Fitzhugh
Austin, Texas 78736
Correo electrónico: [email protected]
Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) – Representante Europeo
De conformidad con el artículo 27 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), Lightspeed Systems ha designado a la Oficina Europea de Protección de Datos (OEPD) como su representante en materia de RGPD en la UE. Puede ponerse en contacto con la OEPD en relación con cuestiones relacionadas con el RGPD:
- mediante el formulario de solicitud en línea de EDPO: https://edpo.com/gdpr-data-request/
- escribiendo a la EDPO en la Avenida Huart Hamoir 71, 1030 Bruselas, Bélgica
Reglamento general de protección de datos del Reino Unido (RGPD): representante en el Reino Unido
De conformidad con el artículo 27 del RGPD del Reino Unido, Lightspeed Systems ha designado a EDPO UK Ltd como su representante en el Reino Unido en relación con el RGPD. Puede ponerse en contacto con EDPO UK en relación con cuestiones relacionadas con el RGPD del Reino Unido:
- mediante el formulario de solicitud en línea de EDPO: https://edpo.com/uk-gdpr-data-request/
- escribiendo a EDPO UK en 8 Northumberland Avenue, Londres WC2N 5BY, Reino Unido
5. Marco de privacidad de datos (DPF) del Departamento de Comercio de EE. UU.
El Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (EU-US DPF) y la Extensión del Reino Unido al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (UK Extension to the EU-US DPF), fueron desarrollados respectivamente para promover el comercio transatlántico por el Departamento de Comercio de los EE. UU., la Comisión Europea y el Gobierno del Reino Unido para proporcionar a las organizaciones estadounidenses mecanismos confiables para las transferencias de datos personales a los Estados Unidos desde la Unión Europea/Espacio Económico Europeo y el Reino Unido, al tiempo que se garantiza una protección de datos que sea consistente con las leyes de la UE y el Reino Unido.
Lightspeed Systems cumple con el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (EU-US DPF) y la Extensión del Reino Unido al DPF UE-EE. UU., según lo establecido por el Departamento de Comercio de los EE. UU. Lightspeed Systems ha certificado al Departamento de Comercio de los EE. UU. que se adhiere a los Principios del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Principios del DPF UE-EE. UU.) con respecto al procesamiento de datos personales recibidos de la Unión Europea y el Reino Unido en virtud del DPF UE-EE. UU. y la Extensión del Reino Unido al DPF UE-EE. UU. Si existe algún conflicto entre los términos de esta política de privacidad y los Principios del DPF UE-EE. UU., prevalecerán los Principios. Para obtener más información sobre el Programa del Marco de Privacidad de Datos (DPF) y para ver nuestra certificación, visite https://www.dataprivacyframework.gov/.
Lightspeed Systems está sujeto a los poderes de investigación y ejecución de la Comisión Federal de Comercio (FTC).
De conformidad con el DPF UE-EE. UU. y la extensión del Reino Unido al DPF UE-EE. UU., Lightspeed Systems se compromete a cooperar y cumplir respectivamente con el asesoramiento del panel establecido por las autoridades de protección de datos de la UE (APD) y la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido (ICO) con respecto a las quejas no resueltas relacionadas con nuestro manejo de datos de recursos humanos recibidos en base al DPF UE-EE. UU. y la extensión del Reino Unido al DPF UE-EE. UU. en el contexto de la relación laboral.
Responsabilidad por la transferencia posterior
En caso de que Lightspeed Systems transfiera datos personales cubiertos por esta Política a un tercero que actúe como controlador, lo haremos de conformidad con cualquier notificación proporcionada a los Titulares de Datos, cualquier consentimiento que hayan otorgado, y solo si el tercero nos ha dado garantías contractuales de que (i) procesará los Datos Personales para fines limitados y específicos de conformidad con cualquier consentimiento proporcionado por los Titulares de Datos, (ii) brindará al menos el mismo nivel de protección que exigen los Principios del Marco de Privacidad de Datos, y nos notificará si determina que no puede hacerlo; y (iii) dejará de procesar los Datos Personales o tomará otras medidas razonables y apropiadas para remediarlo si toma tal determinación. Si Lightspeed Systems tiene conocimiento de que un tercero que actúa como controlador está procesando Datos Personales cubiertos por esta Política de una manera que es contraria a los Principios del Marco de Privacidad de Datos, Lightspeed Systems tomará las medidas razonables para prevenir o detener dicho procesamiento.
Lightspeed Systems sigue siendo responsable en virtud de los Principios del Marco de Privacidad de Datos si un agente procesa Datos Personales cubiertos por esta Política de una manera incompatible con los Principios, excepto cuando Lightspeed Systems no sea responsable del evento que dé lugar al daño.
Preguntas/Quejas
Si tiene alguna pregunta, inquietud o queja relacionada con nuestro manejo de información personal, comuníquese con nosotros como se describe en esta Política. También puede comunicarse con la autoridad gubernamental pertinente (por ejemplo, la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido para individuos del Reino Unido y las Autoridades de Protección de Datos pertinentes para individuos de la UE) con una queja relacionada con nuestro manejo de su información personal. Sin embargo, lo invitamos a darnos la oportunidad de resolver la situación directamente. Su privacidad es importante para nosotros y haremos todo lo posible para abordar sus inquietudes.
En determinadas condiciones, una persona puede tener derecho a invocar un arbitraje vinculante cuando se hayan agotado otros procedimientos de resolución de disputas, siempre que la persona haya invocado el arbitraje vinculante mediante la entrega de un aviso a Lightspeed Systems y siguiendo los procedimientos y sujeto a las condiciones establecidas en Anexo I de los Principios del DPF.
6. Aviso adicional para residentes de California
Esta sección se aplica únicamente a los residentes de California y tiene como objetivo complementar esta
política con la información requerida por la ley de California.
Para obtener información detallada sobre las categorías de datos recopilados, los propósitos de la recopilación/divulgación de datos y los destinatarios de las divulgaciones, consulte las Secciones 1 y 2 de esta Política.
Ejercicio de sus derechos: si es residente de California, existen algunos derechos adicionales que pueden estar disponibles para usted según la Ley de Protección al Consumidor de California (“CCPA”) y la Ley de Derechos de Privacidad de California (“CPRA”), incluidos:
- El derecho a solicitar información sobre cómo procesamos su información personal;
- El derecho a solicitar acceso a piezas específicas de información personal que hemos recopilado sobre usted;
- El derecho a solicitar que corrijamos la información inexacta;
- El derecho a solicitar la eliminación de la información personal que tenemos sobre usted; y
- El derecho a solicitar que limitemos el uso de su información personal confidencial.
Si desea ejercer sus derechos, comuníquese con nosotros como se describe en esta Política. Proporcione detalles sobre el tipo de solicitud que está realizando. Para proteger su información del acceso o eliminación no autorizados, es posible que le solicitemos que proporcione información adicional para verificar su identidad. Si no podemos verificar su identidad, no podremos cumplir con sus solicitudes de conocer, acceder, corregir o eliminar su información. No será discriminado por ejercer cualquiera de sus derechos de privacidad según la CCPA/CPRA.
Esta política se actualizó por última vez el 31/08/2023. Fecha de entrada en vigor: 31/08/2023