Fallstudie

Lightspeed Systems® och Digital Promise har gått samman för att ge deltagande Digital Promise League of Innovative School Districts ett bättre sätt att spåra och övervaka digitalt engagemang på elevnivå: användningen av Lightspeed Digital Insight™. Detta prisbelönta dataanalysverktyg gör det möjligt för skolor att analysera effektiviteten av sina teknologiinvesteringar och identifiera de elever som riskerar att falla mellan stolarna – allt i realtid.

Sju distrikt i olika storlekar och lokaliteter deltog i projektet, inklusive Alabamas Baldwin County Public Schools. Den här profilen visar att Baldwins ledare använder data för att informera beslut och starta nya samtal och samarbeten med sin utbildningsgemenskap.

Säkerställa efterlevnad av studentdatasekretess

Baldwin köpte Lightspeed Digital Insight för att ta itu med säkerhetsproblem som härrörde från dess en-till-en-initiativ. Introduktionen av enheter öppnade slussarna för en rad nya digitala verktyg och appar som används, och distriktet hade svårt att spåra de verktyg som deras elever och personal använde. Detta väckte farhågor om säkerhetsefterlevnad eftersom distriktsledare inte visste följande:

• Vilka appar och program elever och personal hade installerat och/eller använde på sina distriktsägda enheter
• Hur elever och lärare använde dessa appar och program
• Vilka integritetspolicyer och praxis var för dessa appar gällande studentdata

Att få insikt i sina elevers användningsmönster för applikationer samt att få tillgång till tredje parts märken och säkerhetsgranskningar inom plattformen har gjort det möjligt för distriktet att ta itu med dessa frågor.

Vi utvecklas till ett företags skoldistrikt för grund- och gymnasieskolor, vilket innebär att vi centraliserar inköpsprocessen för appar. För att kunna fatta intelligenta och välgrundade beslut om den professionella utveckling och stöd vi kan ge angående dessa verktyg, måste vi veta vad lärarna och eleverna använder.

Spåra avkastning på investeringen (ROI)

Distriktet köpte också Lightspeed Digital Insight för att få insyn i deras distrikts applikationsanvändningsdata och beräkna avkastningen på investeringen på deras köpta digitala appar och verktyg. "Jag visste att vi spenderade miljontals dollar på programvara, men jag visste inte om den programvaran användes,” sa Homer Coffman, Chief Technology Officer vid Baldwin County Public Schools. "Vi håller på att utvecklas till ett företags grundskoledistrikt, vilket innebär att vi centraliserar inköpsprocessen för appar. För att kunna fatta intelligenta och informerade beslut om den professionella utvecklingen och det stöd vi kan ge angående dessa verktyg, måste vi veta vad lärarna och eleverna använder.”

Denna typ av handlingsbara data har gett distriktet den synlighet som krävs för att uppfylla båda målen. Ledare spårar nu apparna och verktygen som deras elever och lärare använder, vilket gör det möjligt för dem att skydda elevdata mer effektivt samt att exakt beräkna avkastningen på investeringen av deras edtech-inköp.

Vi hade 8 000 elever som lärde sig i en virtuell miljö. Vi ville se till att de gick i lektioner, gjorde sitt arbete och hade en viss struktur på sina dagar. Att ha tillgång till vår användnings- och engagemangsdata hjälpte oss att uppnå det och var mycket fördelaktigt.

Övervaka elevernas framsteg och närvaro

När följderna av pandemin satte in insåg Baldwins ledare snabbt att de behövde utöka sina ursprungliga analysmål och börja utnyttja sin handlingsbara data för att även övervaka elevernas framsteg och närvaro i deras virtuella lärmiljöer. "När covid började var vi tvungna att gå i en helt annan riktning," sa Coffman. "Vi hade 8 000 elever som lärde sig i en virtuell miljö. Vi ville se till att de gick i lektioner, gjorde sitt arbete och hade en viss struktur på sina dagar. Att ha tillgång till vår användnings- och engagemangsdata hjälpte oss att uppnå det och var mycket fördelaktigt.”

Förälder/vårdnadshavare Meddelanden angående elevdata

Som en del av deras efterlevnadsstrategi och för att möta FERPA-kraven har Baldwin börjat ge föräldrar mer information om de program som deras elever använder. Baldwin använder för närvarande Lightspeed Digital Insight för att generera rapporter om de godkända appar studenter och personal kan använda. Baldwin-teamet avser att ge den informationen till föräldrar nästa läsår. "Vi vill informera föräldrar om mjukvarupaketen vi använder och låta dem veta om de leverantörer vi använder som kräver att vi tillhandahåller studentdata", säger Coffman. "Vi börjar redan använda analyssystemet för att generera den informationen, och vi kommer att börja distribuera den till vår modergemenskap nästa år."

Identifiera och validera växande personalbehov

För Baldwin har tillgång till applikationsanvändningsdata för personal och studenter kastat ljus över behovet av ytterligare personal för att stödja deras växande programvaruintegrationer. "Sedan covid har vårt distrikt spenderat miljoner på läroplansprodukter", sa Coffman. "Det fanns ett antagande om att IT skulle stödja dessa investeringar, men vi var inte en del av det första samtalet när de köptes. Personalen började ringa vår helpdesk för att få hjälp med dessa verktyg. Helpdesken skulle triage de vanligaste frågorna, men sedan skulle de behöva skicka dem till vårt läroplansteam. Läroplansteamet blev snabbt översvämmat och kontaktade vår avdelning för att få hjälp, och vi har för närvarande inte resurserna att stödja dem.”

Coffman fortsatte, "Men när jag kommer in på nästa år tror jag att jag kommer att kunna anställa ytterligare fem nya teammedlemmar för att rätta till det här problemet på grund av de insikter vi har fått från data om behovet av ytterligare professionellt stöd. ”

Spåra elevernas engagemang

I januari 2021 gick Baldwin helt på avstånd i en vecka. Under den tiden använde Baldwins ledningsgrupp Lightspeed Systems för att övervaka elevernas engagemang och spåra och bedöma effektiviteten av dess en-till-en-initiativ. "För första gången kunde jag faktiskt se vår en-till-en-funktion fungera som den är designad för att fungera", sa Coffman. "Istället för att enheterna enbart användes för bedömningar och tester, använde studenter och personal sina edtech-verktyg och enheter för utbildnings- och läroplansändamål. Vi hade 27 000 barn online och jag kunde se hur aktiva och engagerade de var genom Lightspeed Digital Insight."

Operativ effektivitet

Förutom att spåra deras ROI på instruktionsverktyg, har Baldwin antagit en holistisk ROI-strategi som inkluderar spårning av applikationsanvändningsdata för affärs- och mjukvaruverktyg. "Vi har skapat instrumentpaneler för nästan alla våra administrativa teammedlemmar, inklusive HR, affärer och finans", säger Coffman. "Det är där några av våra största mjukvaruköp görs, så ett av mina primära fokus är att få mer insikt om användningsmönster på den administrativa sidan."

Viktiga insikter och nästa steg

Baldwins dataresa och vinsterna de har gjort på relativt kort tid är verkligen imponerande. När man ser framåt avser distriktet att gräva djupare i användningen och identifiera vilka verktyg som används och vilka som inte gör det. "Jag tror att vi bara skrapar på ytan om att förstå och stödja tillämpningar inom utbildning," sa Coffman. "Jag skulle vilja ta bort många dubbletter och ineffektiviteter. Vi vill också identifiera potentiella programvarurisker och skapa en granskningsprocess för våra lärare som ger dem tillräckligt med flexibilitet för att vara innovativa men som inte äventyrar elevdata.”

Vi har skapat instrumentpaneler för nästan alla våra administrativa teammedlemmar, inklusive HR, företag och ekonomi. Det är där några av våra största mjukvaruköp görs, så ett av mina primära fokus är att få mer insikt i användningsmönster på den administrativa sidan.