Fallstudie

Catholic Diocese of Broken Bay består av 44 skolor som sträcker sig från Willoughby på Sydneys nedre norra kust till Lake Munmorah på Central Coast. I över tio år har stiftet använt en blandning av BYOD och skolägda enheter för att förbättra lärandet, och varje skola bestämde vilken teknik som passar bäst för dem.

Colin Phelps är ICLT-projektansvarig vid stiftet och har ansvaret för att hantera enheterna på alla skolor och se till att de har rätt appar, inställningar och policyer för att vara lämpliga för lärande. Efter att ha trätt in i rollen upptäckte han att planer på att öka antalet enheter i stiftet skulle bli nästan omöjliga med systemet han ärvde.

"Innan jag kom var det som hände att en lokal anställd som en bibliotekarie eller en klassrumslärare skulle använda Apple Configurator för att installera appar etcetera på enheterna", minns Colin. Detta skulle innebära att enheterna måste samlas in fysiskt och uppdateras för att eventuella ändringar ska kunna göras.

iPad var de primära enheterna som introducerades till stiftet, och majoriteten av skolorna fortsatte att lansera nyinköpta iOS-enheter. Vissa skolor försökte dock olika metoder för sina implementeringar.

"Det fungerar skola för skola" förklarar Colin. – Den enskilda skolan bestämmer sitt arbetssätt i förhållande till tekniken. Vissa skolor kommer också att ha Windows-enheter såväl som Chromebooks."

Lightspeed Mobile Device Management™ till undsättning

Colin visste att för att framgångsrikt öka antalet enheter skulle de behöva en skalbar och anpassningsbar lösning för hantering av mobila enheter som skulle fungera över olika enheter och operativsystem. Han tittade på olika alternativ men var medveten om att hans föregångare redan hade installerat Lightspeed Mobile Device Management™ (MDM) för BYOD-enheter i skolorna. Efter att ha testat de andra funktionerna i Lightspeed MDM insåg han att det var exakt den lösning de behövde och började arbeta med skolorna om registreringsprocessen.

"Vi hade ett förprojektmöte med skolorna", berättar Colin. "Vi lärde oss vilka appar de hade installerat, hur deras enheter konfigurerades, om de konfigurerades unikt för en klass, ett år eller ett steg, och om de alla behövde samma appar. Vi samlade all information, torkade enheterna och registrerade dem i Lightspeed MDM.”

En av de främsta fördelarna med att välja Lightspeed MDM var lösningens molnbaserade karaktär samt integrationen med Apples Device Enrollment Program, som gör att stora mängder enheter kan registreras på distans från vilken plats som helst.

"Att vara molnbaserad är avgörande för oss. Det betyder att det inte finns någon infrastruktur eller något vi måste underhålla”, förklarar Colin. "Jag ska ge dig ett exempel: Under 2018 leasade vi 3 022 iPads. Utan att tjänsten var molnbaserad och utan min framgång med att övertyga CIO:n att tillåta mig att installera Apples DEP-system, skulle vi inte ha kunnat distribuera dem till skolorna på 13 dagar."

Att vara molnbaserad är avgörande för oss. Det betyder att det inte finns någon infrastruktur eller något vi måste underhålla.

Spara tid med ett anpassningsbart appbibliotek

En annan nyckelfaktor för Lightspeed MDM Colin uppskattade var den hierarkiska karaktären hos systemet som gör att han kan ha full kontroll över olika användares appar och behörigheter och ger varje skola i stiftet så mycket kontroll som de behöver över sina egna enheter.

"Vi hanterar enheterna skola för skola," berättar Colin för oss. "Vi har några skolor där alla deras enheter har samma appar och policyer och behandlas som en grupp. Medan vi har andra skolor som kommer att bryta ner det till en årsnivå och har olika appar installerade för olika åldersgrupper.”

Denna anpassningsbara kontroll innebär att skolor inte har fastnat med allmänna policyer och appar som kan begränsa inlärningen för elever i olika åldrar och förmågor som kan behöva specifika resurser och åtkomst. Skoladministratörer har nu mer att säga till om över vilka appar som är fördelaktiga för deras skolor och lärare som begär appar innebär inte längre en ökad arbetsbelastning för dem själva.

"När jag började, indikerades det för mig att personal under skollov i allmänhet spenderade någonstans mellan två till fyra dagar av sin egen tid med att fysiskt installera appar", minns Colin. "Om en skola vill ha en applikation nu lägger de in en förfrågan till oss inom IT, och i allmänhet kommer de att ha den appen distribuerad inom 48 till 72 timmar."

Fullt hanterade enheter med minimal ansträngning

För att säkerställa att enheter bara används för utbildningsändamål och skyddas, ville stiftet också säkerställa att alla distraherande funktioner inaktiverades, och att eleverna inte skulle kunna ladda ner några olämpliga appar.

"Alla studentenheter i Lightspeed MDM är vad jag kommer att kalla fullt hanterade," förklarar Colin. "De är inlåsta. De kan inte installera appar. De kan inte ta bort appar. Det är en standardinställning för en helt hanterad enhet i vår miljö.”

Om enheterna skulle tas med hem eller en skola vill ändra policyerna för lunchrast eller utanför öppettider, samt att kunna anpassa policyer för enskilda elever eller grupper, kan de också aktivera tidsinställda policyer med MDM.

"Jag minns att vi hade en omständighet där vi var tvungna att släppa på en begränsning efter skolan i ett par timmar och vi körde bara en tidsinställd policy," säger Colin.

En av nackdelarna med att tillåta skolägda enheter att flyttas från platsen är den olyckliga sannolikheten att de försvinner eller blir stulna. Lyckligtvis ger Lightspeed MDM möjligheten att använda geolokalisering för att spåra borttappade enheter och få de nödvändiga fjärrkontrollerna för att säkerställa att de är otillgängliga.

"Om en enhet försvinner har jag skapat en grupp där jag har begränsningar väldigt hårt låsta. Vad jag skulle göra är att jag flyttar in iPad till den gruppen. För det mesta gör det enheten oanvändbar, säger Colin. "Kameran, FaceTime, meddelanden är avstängd. De kan inte installera eller ta bort appar och de kan inte logga in. De kan inte göra så mycket med det. Jag låter det bara sitta där tills skolan rapporterar ett problem eller lokaliserar det.”

Colin visste att att ha ett så brett utbud av enheter i flera skolor skulle innebära en större arbetsbelastning för hans team, så det var viktigt att hitta rätt MDM som skulle spara dyrbar tid och ansträngning. Om några tekniska problem skulle uppstå under någon av installationerna, eller om de behövde råd om de bästa inställningarna för enskilda skolor, finns Lightspeed Systems 24/7 support alltid till hands. "Vi fick det mest enastående stödet från Lightspeed att jag skulle behöva placera det i mina två eller tre bästa supporttjänster från hela min IT-karriär, som är långt över 30 år." proklamerar Colin.

Att uppnå den synlighet som krävs för framgång

Sedan installationen av Lightspeed MDM över hela stiftet har varje skola haft större input i sina appar och inställningar. Det tekniska teamet och lärarna har mer tid att fokusera på andra viktiga aspekter av sin roll och stiftet har fullt förtroende för lösningens skalbarhet som går framåt oavsett vilka operativsystem som används.

"Vi skulle gå vilse utan en MDM snarare än att hantera dem separat. Lärarnas tid är dyrbar. De måste fokusera på undervisning, säger Colin. “Lightspeed MDM tillåter oss att centralt hantera och rapportera om enheterna och vara medvetna om vad som är installerat på dem, oavsett om det är mjukvaruversionen eller applikationerna. Det gör att vi kan betjäna dig som kund, för att ge dig det du behöver i klassrummet. Du kan inte hantera något om du inte mäter det, och du har synlighet på det. Det är prime för mig."

Lightspeed MDM tillåter oss att centralt hantera och rapportera om enheterna och vara medvetna om vad som är installerat på dem, oavsett om det är mjukvaruversionen eller applikationer. Det gör att vi kan betjäna dig som kund, för att ge dig det du behöver i klassrummet.