Politique de confidentialité des candidats et employés Lightspeed Systems

1. Types d'informations personnelles que nous traitons et comment nous utilisons ces informations

Nous collectons, stockons et utilisons divers types d'informations personnelles dans le cadre du processus de candidature et de recrutement ou lors de l'engagement ou de l'emploi pertinent chez nous. Nous collectons ces informations soit directement auprès de vous, soit (le cas échéant) auprès d'une autre personne ou entité, telle qu'une agence pour l'emploi ou un cabinet de conseil, un fournisseur de vérification des antécédents ou d'autres sources de référence.

A. Candidats

jeinformations que nous collecter. Le type d'informations que nous collectons à votre sujet peut inclure :

• Identification et coordonnées tels que le nom complet, l'adresse physique, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail.
• Informations professionnelles ou liées à l'emploi, y compris:
  • Informations sur le recrutement, l'emploi ou l'engagement tels que les formulaires de candidature et les informations incluses dans un curriculum vitae, une lettre de motivation ou autrement fournies dans le cadre de tout processus de candidature ou d'engagement.
  • Informations sur la carrière tels que les titres de poste ; antécédents de travail; les dates et lieux de travail ; des informations sur les compétences, les qualifications, l'expérience, les publications, les allocutions et les préférences ; et les adhésions professionnelles.
• Informations sur l'éducation tels que les établissements fréquentés, les diplômes, les certifications, les cours de formation, les publications et les informations sur les relevés de notes.
• Informations sur l'évaluation telles que les performances sur la personnalité du candidat et les évaluations cognitives.
• Informations audio ou visuelles telles que les images de vidéosurveillance ainsi que d'autres informations relatives à la sécurité de nos locaux ; et photographies soumises.
• Les autres informations que vous choisissez volontairement de partager avec nous dans le cadre de votre candidature.

Comment nous utilisons ces informations personnelles. Nous collectons, utilisons, partageons et stockons les informations personnelles des candidats à un emploi à des fins commerciales et opérationnelles, ainsi que celles de nos prestataires de services, dans le cadre de notre processus de recrutement et d'embauche, notamment : traiter votre candidature ; évaluer vos compétences, qualifications et intérêts ; suivre votre candidature tout au long du processus de recrutement ; contacter des références ; effectuer des vérifications d'antécédents que vous autorisez ; vous évaluer pour les opportunités d'emploi actuelles et futures, notamment en faisant correspondre vos compétences et vos intérêts aux exigences du poste applicables ; communiquer avec vous tout au long du processus d'embauche ; prendre des décisions d'embauche ; et répondre à vos demandes. Nous utiliserons également les informations sur les candidats à des fins d'analyse interne afin de comprendre les candidats qui postulent et d'améliorer notre processus de recrutement, notamment en améliorant nos efforts en matière de diversité et d'inclusion. Nous pouvons parfois avoir besoin d'utiliser les informations des candidats à des fins juridiques, par exemple dans le cadre de toute contestation de nos décisions d'embauche.

B. Employés et entrepreneurs

Informations que nous collectons. Le type d'informations que nous détenons sur vous (et potentiellement sur vos bénéficiaires et contacts en cas d'urgence) dépend de votre rôle chez nous et peut inclure, le cas échéant :

• Informations d’identification et de contact et identifiants associés telles que le nom complet, la date et le lieu de naissance, la citoyenneté et la résidence permanente, les adresses personnelles et professionnelles, les numéros de téléphone, les adresses e-mail et d'autres informations sur vos bénéficiaires ou vos contacts d'urgence.
• Informations professionnelles ou liées à l'emploi, y compris:
  • Informations sur le recrutement, l'emploi ou l'engagement tels que les formulaires de candidature et les informations incluses dans un curriculum vitae, une lettre de motivation, des références ou autrement fournies dans le cadre de tout processus de candidature ou d'engagement ; et des copies de documents d'identification, tels que permis de conduire, passeports, visas et autres documents délivrés par le gouvernement ; et les résultats de la vérification des antécédents et les références.
  • Informations sur la carrière tels que les titres de poste ; antécédents de travail; les dates et lieux de travail ; les contrats d'emploi, de service ou d'engagement ; informations sur l'évaluation et le rendement ; des informations sur les compétences, les qualifications, l'expérience, les allocutions et les préférences (par exemple, mobilité) ; les relevés d'absences et de congés ; les adhésions professionnelles ; informations sur les mesures disciplinaires et les griefs ; et les informations de résiliation.
  • L'information financière telles que des informations sur le salaire, la paie, la pension ou les cotisations de retraite ; ainsi que des informations sur le compte bancaire et les taxes.
  • Informations sur les déplacements professionnels et les dépenses telles que les informations sur l'itinéraire de voyage, les dépenses de l'entreprise et l'utilisation de la carte de crédit de l'entreprise.
• Informations sur l'éducation tels que les établissements fréquentés, les diplômes, les certifications, les cours de formation, les publications et les informations sur les relevés de notes.
• Activité sur Internet, les réseaux électroniques et les appareils, informations sur les appareils et identifiants associés telles que des informations sur votre utilisation du réseau de l'entreprise, des systèmes d'information et de communication, y compris les identifiants utilisateur, les mots de passe, les adresses IP, les identifiants d'appareil, les journaux Web et les pistes d'audit de l'accès au système.
• Informations de géolocalisation pour la récupération de l'appareil si vous utilisez un appareil émis par l'entreprise et lorsque vous manipulez la propriété de l'entreprise.
• Informations audio ou visuelles telles que les images de vidéosurveillance, ainsi que d'autres informations relatives à la sécurité de nos locaux ; réunions ou présentations enregistrées auxquelles vous participez ; enregistrements d'appels depuis le système de l'entreprise ; les photographies soumises et les photographies prises lors des réceptions de l'entreprise.
• Informations de classification potentiellement protégées telles que la race, le sexe/genre, l'identité/expression de genre, l'orientation sexuelle, l'état civil, le service militaire, la nationalité, l'origine ethnique, la demande de congé pour soins familiaux, les opinions politiques, les antécédents criminels et d'autres informations pour nous aider à contrôler le respect de la législation sur l'égalité des chances. .
• Information sur la santé à propos de vous et, le cas échéant, de vos bénéficiaires, tels que vos problèmes de santé et autres informations fournies dans les formulaires de déclaration de santé, votre statut d'invalidité, les incidents ou accidents de santé et de sécurité, les dossiers de maladie et les problèmes de santé nécessitant des adaptations à votre environnement de travail ou à vos pratiques de travail. .

Comment nous utilisons ces informations personnelles. Nous collectons, utilisons, partageons et stockons des informations personnelles aux fins commerciales de la Société et de nos prestataires de services, qui incluent, le cas échéant :

• Gestion et administration RH y compris la formation, la rémunération et les avantages sociaux, les factures, les congés, les horaires, le développement de carrière, les évaluations et la reconnaissance des performances, enquêter et résoudre les demandes de renseignements et les plaintes, fournir des références, la planification de la succession, les changements organisationnels, la prévention et les enquêtes sur la fraude, la préparation d'analyses et de rapports et la communication avec notre personnel sur les mises à jour ou les informations pertinentes sur les avantages, les avantages et les réductions, ainsi que sur les modifications apportées aux produits et services de l'entreprise.
• Performance des opérations commerciales, y compris la fourniture et la surveillance de systèmes informatiques à toute fin licite, la tenue des comptes et des répertoires internes, la gestion des crises, la protection de la santé et de la sécurité au travail, la participation aux activités de diligence raisonnable liées à l'entreprise, la planification de la succession de l'entreprise et la réalisation d'analyses et d'audits internes.
• Recrutement, y compris les entretiens, la sélection et l'embauche de nouveaux employés.
• Opérations de sécurité, y compris la détection des incidents de sécurité, le débogage et la réparation des erreurs, la prévention de l'accès non autorisé à nos systèmes et véhicules informatiques et de communications électroniques et la prévention de la distribution de logiciels malveillants, ainsi que la surveillance et le contrôle de l'accès aux locaux et emplacements de l'entreprise (y compris par l'utilisation de vidéosurveillance).
• Sauvegarde de Lightspeed et du service, y compris la protection de la Société, de notre personnel, des utilisateurs, des partenaires et autres.
• Conformité légale, telles que le respect des obligations en matière de lutte contre la corruption, de fiscalité, de sécurité sociale et d'immigration, ainsi que la réponse et la coopération aux demandes et enquêtes légales ou réglementaires.
• A votre demande, afin de répondre à vos demandes.

2. Avec qui nous partageons des informations personnelles

Nous divulguerons les informations personnelles des candidats, des employés et des entrepreneurs aux types d'entités suivants ou dans les circonstances suivantes (le cas échéant) :

• Intérieurement: aux personnes au sein de la Société et de ses sociétés affiliées pour réaliser les objectifs décrits dans la présente Politique, y compris aux ressources humaines et au personnel impliqués dans le processus de recrutement et d'embauche, et (si vous êtes embauché) à votre responsable, ainsi qu'au personnel au sein de la Société, tels que la paie, l'informatique, le juridique et la finance.
• Les fournisseurs de services: les prestataires de services technologiques, les prestataires de gestion de voyages, les fournisseurs de ressources humaines, les assureurs de régimes d'avantages sociaux collectifs, les sociétés de vérification des antécédents et les agences de placement ou les recruteurs, le cas échéant, ainsi que les prestataires de services tels que les prestataires de rémunération et d'avantages sociaux, les conseillers fiscaux et autres conseillers professionnels, les prestataires de services technologiques. , les émetteurs de cartes d'entreprise, les prestataires de gestion de voyages, les prestataires de voyages, les fournisseurs de ressources humaines, les assureurs de régimes d'avantages sociaux collectifs, les sociétés de vérification des antécédents et les entreprises d'emploi (en relation avec les entrepreneurs ou les travailleurs intérimaires).
• Pour les opérations commerciales : pour fournir à une autre entité (telle qu'une contrepartie commerciale ou un client potentiel ou existant) un moyen de vous contacter dans le cours normal de vos activités, par exemple en fournissant vos coordonnées, telles que votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
• Conseil juridique et conformité : pour demander des conseils juridiques à nos avocats externes, ou lorsque cela est requis par la loi, la réglementation ou une ordonnance d'un tribunal ou en réponse à une demande d'assistance de la police ou d'un autre organisme chargé de l'application de la loi, y compris pour répondre aux exigences de sécurité nationale.
• Finalités des transactions commerciales : dans le cadre de la vente, de l'achat ou de la fusion d'une entreprise.
• A votre demande : afin de répondre à vos demandes.

3. Comment nous contacter à propos de cette politique

Si vous avez des questions sur cette politique, veuillez envoyer un e-mail au service de confidentialité à l'adresse confidentialité@lightspeedsystems.com

4. Avis supplémentaire pour les résidents du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen

Cet avis UE/Royaume-Uni destiné aux résidents du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen est fourni afin de satisfaire à certaines obligations de Lightspeed en vertu du Règlement général sur la protection des données de l'UE (Règlement (UE) 2016/679) (le « RGPD ») et des données du Royaume-Uni. Loi sur la protection des données de 2018 (telle que modifiée de temps à autre) et toute transposition pertinente, ou successeur ou remplacement de ce règlement (ensemble, la « Législation sur la protection des données »).

En vertu de la loi applicable, Lightspeed est considéré comme le « contrôleur de données » des informations personnelles que nous traitons dans le cadre de la présente politique. En d’autres termes, nous sommes responsables de décider comment collecter, utiliser et divulguer ces informations, sous réserve de la loi applicable. Nos coordonnées apparaissent dans cette politique.

Bases juridiques

La législation sur la protection des données peut nous obliger à vous expliquer les bases juridiques de notre collecte, de notre traitement et de notre utilisation de vos informations personnelles. Nos bases juridiques comprennent :

• prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat de travail ou un autre contrat avec vous ou d'exécuter un contrat de travail (par exemple, pour gérer la paie et les avantages sociaux) ;
• nos intérêts légitimes (par exemple, la gestion des ressources humaines ; dans la gestion de nos opérations commerciales et de nos ressources informatiques, telles que la gestion des répertoires internes et l'amélioration de la cybersécurité ; dans la protection de Lightspeed, de ses employés, de ses clients et autres ; la résolution des litiges ; la sécurité physique, informatique et sécurité des réseaux ; sécurité sur le lieu de travail ; et dans la gestion de la relation de travail avec vous, comme les évaluations de performance, la formation et les promotions ; les enquêtes internes) ;
• répondre et se conformer aux exigences et obligations légales (en particulier dans le domaine du droit du travail et de l'emploi, du droit de la sécurité sociale et de la protection sociale, du droit de la protection des données, du droit fiscal et des lois sur la conformité des entreprises) ;
• la protection de vos intérêts vitaux ou de ceux d'une autre personne (par exemple, dans une situation médicale d'urgence) ;
• votre consentement (consentement explicite si nécessaire), conformément à la loi locale sur la protection des données.

Lorsque la collecte de renseignements personnels est nécessaire pour respecter des obligations légales ou contractuelles, ou pour gérer la relation de travail, la fourniture de renseignements personnels est généralement obligatoire. Dans tous les autres cas, la fourniture des informations personnelles demandées est facultative ; cependant, le fait de ne pas fournir ces informations peut entraîner votre incapacité à participer pleinement à l'activité ou à l'avantage pour lequel les informations personnelles sont demandées, comme un programme d'avantages facultatifs. Si vous avez des questions concernant la nécessité de fournir des informations personnelles et les conséquences de la rétention de ces données, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans la présente politique.

Les informations personnelles que nous collectons et traitons peuvent également contenir des données sensibles relatives à votre race ou origine ethnique, votre santé ou condition physique ou mentale, votre appartenance syndicale, la commission ou la commission présumée d'infractions pénales et toute action en justice connexe. Par exemple, Lightspeed peut traiter des informations sur la santé conformément aux lois applicables, telles que des informations sur les handicaps, à des fins d'aménagement sur le lieu de travail et dans le but d'organiser les prestations médicales des employés. Nous collectons et traitons les données sensibles uniquement lorsque et dans la mesure permise conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

Transfert de renseignements personnels

Vos informations personnelles peuvent être transférées vers des pays qui peuvent ne pas avoir de lois sur la protection des données identiques ou équivalentes à celles de l'Union européenne. Lorsque cela est nécessaire, nous effectuons ces transferts conformément à la législation sur la protection des données, par exemple en utilisant des clauses contractuelles types (telles que publiées par la Commission européenne).

Conservation des informations personnelles

Nous pouvons conserver les informations personnelles aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites ci-dessus, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit requise ou autorisée par la loi applicable. Afin d'assurer la sécurité et la continuité des activités pour les activités décrites dans le présent avis, nous pouvons effectuer des sauvegardes de certaines données, que nous pouvons conserver plus longtemps que les données d'origine.

Sécurité des informations personnelles

Nous prenons des mesures de sécurité techniques, administratives, physiques et procédurales pour réduire le risque que les informations personnelles en notre possession et sous notre contrôle subissent une destruction, une perte, une altération accidentelle ou illégale, ou une divulgation ou un accès non autorisé. Veuillez visiter notre Page de confiance pour des informations plus détaillées sur nos pratiques en matière de confidentialité et de sécurité des données.

Droits et choix

Lorsque la législation sur la protection des données s'applique, vous disposez de certains droits légaux pour demander l'accès, la rectification ou l'effacement des informations personnelles que nous détenons à votre sujet.

Dans certains cas, vous avez le droit de recevoir, sous forme portable, une copie des informations personnelles que vous nous avez fournies ou de demander que nous les transmettions à un tiers. Vous pouvez également vous opposer à notre traitement de vos informations personnelles ou demander certaines restrictions sur le traitement. Vous pouvez retirer tout consentement que vous avez donné pour le traitement des informations personnelles (ce qui n'affectera pas la légalité de tout traitement effectué avant que la demande ne prenne effet). Tous ces droits peuvent être exercés en contactant l'entité concernée répertoriée ci-dessous ou en contactant Lightspeed comme décrit ci-dessus, qui traitera ou acheminera la demande selon le cas. Ces droits sont soumis à des exceptions et limitations légales, dont nous devons tenir compte lors du traitement de la demande.

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes concernant notre traitement des informations personnelles, veuillez nous contacter comme décrit dans la présente politique. Vous pouvez également contacter l'autorité gouvernementale compétente (par exemple, le Bureau du commissaire à l'information du Royaume-Uni pour les particuliers britanniques) avec une plainte relative à notre traitement de vos informations personnelles. Cependant, nous vous invitons à nous donner une chance de résoudre la situation directement. Votre vie privée est importante pour nous et nous ferons de notre mieux pour répondre à vos préoccupations.

Contacter le Lightspeed

Pour exercer vos droits en vertu du présent avis UE/Royaume-Uni ou en vertu de la législation sur la protection des données (y compris pour demander de plus amples informations sur les mécanismes que nous avons mis en place concernant les transferts d'informations personnelles en dehors de l'UE), pour nous informer de vos préférences, veuillez contacter nous comme suit :

Délégué à la protection des données : John Genter
Département de la confidentialité Lightspeed Systems
12013, chemin Fitzhugh.
Austin, Texas 78736

E-mail: confidentialité@lightspeedsystems.com

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Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) – Représentant Européen

Conformément à l'article 27 du règlement général sur la protection des données (RGPD), Lightspeed Systems a nommé l'Office européen de la protection des données (EDPO) comme son représentant RGPD dans l'UE. Vous pouvez contacter EDPO pour toute question relative au RGPD :

• en utilisant le formulaire de demande en ligne d'EDPO : https://edpo.com/gdpr-data-request/
• en écrivant à EDPO, Avenue Huart Hamoir 71, 1030 Bruxelles, Belgique

Règlement général sur la protection des données (RGPD) au Royaume-Uni – Représentant au Royaume-Uni

Conformément à l'article 27 du RGPD du Royaume-Uni, Lightspeed Systems a nommé EDPO UK Ltd comme son représentant du RGPD au Royaume-Uni. Vous pouvez contacter EDPO UK pour toute question relative au RGPD britannique :

• en utilisant le formulaire de demande en ligne d'EDPO : https://edpo.com/uk-gdpr-data-request/
• en écrivant à EDPO UK au 8 Northumberland Avenue, LondresWC2N 5BY, Royaume-Uni

5. Cadre de confidentialité des données (DPF) du ministère américain du Commerce

Le cadre de confidentialité des données UE-États-Unis (DPF UE-États-Unis) et l'extension britannique du cadre de confidentialité des données UE-États-Unis (extension britannique du DPF UE-États-Unis) ont été respectivement développés dans le cadre du développement du commerce transatlantique par le ministère américain du Commerce. , la Commission européenne et le gouvernement britannique à fournir aux organisations américaines des mécanismes fiables pour les transferts de données personnelles vers les États-Unis depuis l'Union européenne/Espace économique européen et le Royaume-Uni, tout en garantissant une protection des données conforme aux lois de l'UE et du Royaume-Uni.

Lightspeed Systems est conforme au cadre de confidentialité des données UE-États-Unis (DPF UE-États-Unis) et à l'extension britannique du DPF UE-États-Unis, tels qu'énoncés par le ministère américain du Commerce. Lightspeed Systems a certifié au Département du Commerce des États-Unis qu'il adhère aux principes du cadre de confidentialité des données UE-États-Unis (Principes DPF UE-États-Unis) en ce qui concerne le traitement des données personnelles reçues de l'Union européenne et du Royaume-Uni en s'appuyant sur l'UE. -Le DPF américain et l'extension du Royaume-Uni au DPF UE-États-Unis. En cas de conflit entre les termes de la présente politique de confidentialité et les principes du DPF UE-États-Unis, ces principes prévaudront. Pour en savoir plus sur le programme Data Privacy Framework (DPF) et pour consulter notre certification, veuillez visiter https://www.dataprivacyframework.gov/.

Lightspeed Systems est soumis aux pouvoirs d'enquête et d'application de la Federal Trade Commission (FTC).

Conformément au DPF UE-États-Unis et à l'extension britannique du DPF UE-États-Unis, Lightspeed Systems s'engage à coopérer et à se conformer respectivement aux conseils du panel établi par les autorités de protection des données (DPA) de l'UE et le Bureau du commissaire à l'information du Royaume-Uni (ICO). ) en ce qui concerne les plaintes non résolues concernant notre traitement des données relatives aux ressources humaines reçues sur la base du DPF UE-États-Unis et de l'extension britannique du DPF UE-États-Unis dans le cadre de la relation de travail.

Responsabilité pour le transfert ultérieur
Dans le cas où Lightspeed Systems transfère des données personnelles couvertes par la présente Politique à un tiers agissant en tant que responsable du traitement, nous le ferons conformément à tout avis fourni aux Personnes Concernées, à tout consentement qu'elles ont donné, et seulement si le tiers nous a donné des assurances contractuelles. qu'il (i) traitera les données personnelles à des fins limitées et spécifiées, conformément à tout consentement fourni par les personnes concernées, (ii) fournira au moins le même niveau de protection que celui requis par les principes du cadre de confidentialité des données, et nous informera si il décide qu'il ne peut pas le faire ; et (iii) cesser le traitement des données personnelles ou prendre d'autres mesures raisonnables et appropriées pour y remédier s'il prend une telle décision. Si Lightspeed Systems sait qu'un tiers agissant en tant que responsable du traitement traite les données personnelles couvertes par la présente politique d'une manière contraire aux principes du cadre de confidentialité des données, Lightspeed Systems prendra des mesures raisonnables pour empêcher ou arrêter un tel traitement.

Lightspeed Systems reste responsable en vertu des principes du cadre de confidentialité des données si un agent traite les données personnelles couvertes par la présente politique d'une manière incompatible avec les principes, sauf lorsque Lightspeed Systems n'est pas responsable de l'événement à l'origine du dommage.

Questions/plaintes
Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes concernant notre traitement des informations personnelles, veuillez nous contacter comme décrit dans la présente politique. Vous pouvez également contacter l'autorité gouvernementale compétente (par exemple, le Bureau du commissaire à l'information du Royaume-Uni pour les particuliers britanniques et les autorités compétentes en matière de protection des données pour les particuliers de l'UE) avec une plainte relative à notre traitement de vos informations personnelles. Cependant, nous vous invitons à nous donner une chance de résoudre la situation directement. Votre vie privée est importante pour nous et nous ferons de notre mieux pour répondre à vos préoccupations.
Sous certaines conditions, une personne peut avoir le droit d'invoquer l'arbitrage exécutoire lorsque les autres procédures de règlement des différends ont été épuisées, à condition que l'individu ait invoqué l'arbitrage exécutoire en envoyant un avis à Lightspeed Systems, et en suivant les procédures et sous réserve des conditions énoncées dans Annexe I des Principes du DPF.

6. Avis supplémentaire pour les résidents de Californie

Cette section s'applique uniquement aux résidents de Californie et est destinée à compléter cette
politique avec les informations requises par la loi californienne.

Pour des informations détaillées sur les catégories de données collectées, les finalités de la collecte/divulgation des données et les destinataires des divulgations, veuillez vous référer aux sections 1 et 2 de la présente politique.

Exercice de vos droits : Si vous résidez en Californie, certains droits supplémentaires peuvent vous être accordés en vertu de la California Consumer Protection Act (« CCPA ») et de la California Privacy Rights Act (« CPRA »), notamment :

• Le droit de demander des informations sur la manière dont nous traitons vos informations personnelles ;
• Le droit de demander l’accès aux informations personnelles spécifiques que nous avons collectées à votre sujet ;
• Le droit de demander que nous corrigions des informations inexactes ;
• Le droit de demander la suppression des informations personnelles que nous détenons à votre sujet ; et
• Le droit de demander que nous limitions l’utilisation de vos informations personnelles sensibles.

Si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter comme décrit dans la présente Politique. Veuillez fournir des détails sur le type de demande que vous faites. Afin de protéger vos informations contre tout accès ou suppression non autorisé, nous pouvons vous demander de fournir des informations supplémentaires pour vérifier votre identité. Si nous ne pouvons pas vérifier votre identité, nous ne serons pas en mesure de répondre à vos demandes de connaissance, d'accès, de correction ou de suppression de vos informations. Vous ne serez pas victime de discrimination pour avoir exercé l’un de vos droits à la vie privée en vertu de la CCPA/CPRA.